2018年7月13日

Excelのデータを活かしてモバイルアプリを作れるPowerApps




PowerAppsはMicrosoftが提供するアプリ作成ツールです。

以前のエントリー( https://blog.inst.or.jp/2018/06/excel-to-cloud-apps.html )で簡単に紹介しましたが、今回はもう少し詳しく紹介します。

PowerAppsではExcelのデータを読み込んで処理することは可能ですが、Excelとはまったく別の考え方が必要とされます。

「アプリを容易に構築」と謳っていますが、あくまでも通常のアプリ開発に比べて容易であると考えるのが妥当です。

データの処理をするための流れはExcelで関数を使うのとは違い、オブジェクト、プロパティといったVBA利用者レベルの知識を求められます。



しかし、その点をクリアできるならば連携できるサービスの豊富さなどもあり表計算ではできないような拡張性の高い情報処理を行うこともできます。


SNSやメール配信サービス、各種クラウドストレージサービスと連携可能

そのため、PowerAppsは下記のような状況に該当する場合に採用すると有効ではないかと思います。

- Excel関数だけでなくVBAで組み立てていたが制作、管理コストを削減したい
- データと入力画面を切り分け、安全性を確保したい
- ほかのクラウドサービスのデータを利用したい

ただし、要求される技術レベルもkintoneと比べるとどうしても高くなってきます。

- プログラミングの概念に対する理解(オブジェクト、プロパティ、変数など)
- アプリの画面を構成するスキル
- 連携するクラウドサービスの特徴を把握している

これらをクリアできるならばPCやモバイルといった利用環境を超えたデータ管理のシステムを手に入れることができますし、VBAとは異なりプログラムそのものを作る必要がないためバグによるトラブルの減少が期待できます。

モバイルやクラウドを活用したいという要望があるのであればチャレンジしてみる価値はあるでしょう。

2018年7月11日

Excelのような操作感でクラウドデータ管理ができる「kintone」を使ってみよう



先日のブログ( https://blog.inst.or.jp/2018/06/excel-to-cloud-apps.html )で、Excelでの情報管理から乗り換えるクラウドサービスの候補として紹介したkintone。

今回はもう少しだけ特徴を掘り下げていきたいと思います。

kintoneの特徴として一番大きなものは「操作性がExcelに近い」ということではないかと思います。

表を直接編集してデータを管理できる点や、別の表からデータを取得する時の操作感がこれまでExcelを使用していた方にとっては馴染みやすいと感じます。


kintoneの編集画面(※個人情報は実在しない人物のものです)

また、Exceの表からデータをそのままインポートできるので、すぐに作業を開始することができます。

ほかのクラウドサービスに比べて移行は比較的簡単におこなえます。

kintone を選ぶポイントとしては、

- 今までクラウドサービスを使ったことがない
- データベースアプリを組み立てられる人材がいない
- あまり学習コストをかけたくない

といったところでしょうか。

kintoneにはモバイルアプリもあるので、タブレットやスマートフォンで外出先からデータを確認するといったこともできます。

Excelでの情報管理からはかなり移行しやすく、モバイルでの利用環境も整うので初めてのクラウドデータ管理にはうってつけのサービスといえるでしょう。

次回はMicrosoft PowerAppsを紹介しますのでお楽しみに!

2018年6月19日

Excelでのデータ管理に限界を感じたら検討したい3つのアプリ

現在、ほとんどの企業でExcelが使われていることでしょう。

顧客情報の管理から売上データの集計など、用途は様々です。

表を自由に組み立てられるため多様な要求に答えることができるのですが、データの構造が複雑になったり、データの件数が数万件という規模になってくるとExcelには荷が重いと感じるのではないでしょうか。

そこで今回は、Excelで限界を感じたときに乗り換え先として検討しておきたいサービスを紹介します。

紹介するのは以下の3つ。

kintone
FileMaker
PowerApps

どのサービスもクラウドベースのサービスとなっており、モバイルアプリが用意されています。各種業務に合わせたテンプレートも用意されているので、様々な業務環境で活躍することでしょう。

それではひとつずつ紹介していきます。

Excelの操作性とクラウドの柔軟性を併せ持つ「kintone」



https://kintone.cybozu.co.jp/jp/

kintoneはサイボウズ社が提供するクラウドサービスです。

Excelのような感覚で表を組み立てていくのが特徴で、Excelに比べると複数のテーブルを連携する機能が優れています。

Excelデータのインポート機能もあるので、今まで使っていたExcelからの移行もスムーズに行えそうです。

老舗のデータベース管理ソフト「FileMaker® Pro」


http://www.filemaker.com/jp/

FileMaker社が提供するFileMaker® Pro ソフトウェアは1985年発売の老舗ソフトウェアです。

デザインの自由度と操作性の高さが特徴です。

最新のバージョンでは、単なるデータベースソフトウェアの枠を超えて、独自のアプリを作るためのプラットフォームといった位置づけになっています。

表示内容を細かく作り込んでいきたい場合にはFileMakerを選択するとよいでしょう。

Microsoftならではの幅広さを持つ「PowerApps」


https://powerapps.microsoft.com/ja-jp/

最後に紹介するのはMicrosoft社が提供する「PowerApps」。

アプリを作成するという点ではFileMakerと同様ですが、MicrosoftらしくExcelやOffice 365との連携が便利です。

Microsoft製のサービス以外にも、Microsoft Flowというアプリを通じて様々なクラウドサービスとの連携、データ処理の自動化を行うことができます。

自由度が高い分、作り込む際の難易度がやや高い印象ですがチャレンジしてみる価値はあるでしょう。

業務環境もクラウドのメリットを活かす時代

Excelからの乗り換えならばMicrosoftのAccessがよいのではないかと思う方もいるかもしれません。

なぜ今回選択肢に入れなかったか、その理由はプラットフォームの制限です。

Microsoft AccessはWindowsでのみ動作する環境でクラウドへの対応もありません。

今の時代においては、その点が不利に働くかと思いました。

もちろん、環境によってはAccessが最適な選択になることもあるでしょう。

今回の記事を参考に、様々な可能性を探っていただければと思います。

次回以降、今回取り上げたサービスを個別に検証していきます。

そちらもお楽しみに!

2018年5月25日

中小企業におけるIT活用

本記事では、中小企業に向けて、「これから時代がどう変わるのか、どういう仕事の体制に変わっていくのか、どうITを活用しなければいけないのか」といったことをお伝えしたいと思います。

当社の営業担当者によると、お会いするお客様は皆「IT業界の進化スピードは速く、テクノロジーやビジネスモデルといったものが、常に新しいものに生まれ変わっている」と感じていらっしゃるようです。
お客様の業種は多種多様ですが、当社では一貫して以下のようなことをお伝えしております。
「少なからず、これから先の経営においては、IT・AIが必須の環境になります。
そうなった時には経営、雇用、働き方全てが変わりますよ。
でも、すぐに対応できるツールが、実は身近にあるんです。」
ITと一口に言っても、クラウドやロボットなど色々なものがありますので、何を選択していけばお客様の事業継続に繋がるのか、より発展していけるのか、ということを最初の打合せでお話ししています。
そのうえで、我々のサービスやアイデアによる活用方法をご提示すると、「もう世の中が、そんなところまでいっているのか」と非常にびっくりされます。

時代の変化としては、今後AI・ロボットを導入する企業が増えてきて、「無くなる職業、無くなる仕事」が出てくることでしょう。
まだまだ半信半疑の方も大勢いらっしゃると思いますが、半信半疑ということ自体が、実は認識不足なのです。
もう、AIの導入が既定路線であることは、間違いない段階まで来ています。
AIの技術が進むことで、自社や業界、社会が変わるということは、未来学者じゃなくても手に取るように分かりますし、特に若い方ほど感覚的に理解しています。
中小企業にとって、自社の未来を明るくするためには、変化を認識し、そのうえで追いつく必要があるのです。

世の中が変わっていく一方で、社内の業務を従来のまま変えていかなければ、当然やりにくくなるはずです。
世相にどうフィットしていけばよいか対策を考える場合、やはりコンピューターを活用することが重要になってきます。
人力でこなしているジョブや作業を、ロボットとまでいかなくても、まずコンピューターで代替していく仕組みを作らないと、もはや生産性は上がりません。
当社では、このことを幅広く知っていただきたいと考えております。

さて、当社が捉えている現状に同意していただけましたら、次は、コンピューターシステムを増強する・拡大する・変更するというステップに移りましょう。
かつては、パソコンやプリンター、ネットワーク、システム設計に関しては、相当お金が掛かっていました。ハードウェアもソフトウェアも高かったのです。
今や、パソコンを始めとするハードウェア関係やサーバーは、総じてコモディティ化しています。
コンピューターは、もともとオフィスオートメーション(OA化)を目指して次々と導入され、随分便利になりました。
例えば、「大量に請求書を作れる」といった点において、評価されてきました。
これは、いわゆる省力化だったわけですが、それがITによって情報化という形になり、現在更に進化しています。

しかし、多くの中小企業では、この技術がまだ導入されていません。
ITを言葉として使ってはいても、ただパソコンで仕事をしているだけという会社も、多く存在します。
パソコンで会計や販売管理の処理をして、サーバーで溜めて、一括処理をするという領域から、まだ脱却していないのです。

また、多くの方はハードウェアやソフトウェアが保守にかかる費用であり、クラウドのライセンス費用はコストであると、どうしても思ってしまうようです。
当社では、クラウド化にかかる費用はコストではなく、プロフィットセンターと考えております。
つまり、「ある事業の運営に関する責任と権限を経営者から移譲された、利益を生む部署」という感覚です。

社会の数年後の認識と、コストかプロフィットセンターかという感覚の違い、ここを乗り越えていただければ、後は必然的に良い方向へ進んでいきます。

2018年5月23日

経営者視点のIT・AI活用

本記事では、「企業の経営者がIT・AI時代にやるべきこと、やってはいけないこと」について記述します。

経営者は様々な局面において、ジャッジを求められる立場にあります。
後悔しないジャッジをするためには、材料となる情報をなるべく速く手に入れたいものですよね。
こういった情報収集の場面においても、AI・ロボットを駆使することにより、時間を大幅に短縮することが可能です。
社長の役員報酬は当然高いわけですから、情報収集だけでなく報告や会議に費やす時間はなるべくカットし、本来やるべきこと、つまり経営に専念すべきなのです。

例えば、コピーでも何でも社員に頼まず、自分でやる社長がいたら「優しい人だ」と思われるかもしれません。
逆に、些細なことでも社員に頼んで自分でやらない社長は「威張っている」なんて思われるかもしれません。
でも、社長が動くことで発生する対価を考えると、社員でもできることなら、本来やるべきではないのです。
そういう意味でも、時短・効率性は重要になってきます。
クラウドやコンピューターを活用して、圧縮しましょう。

経営者でなくとも、会社によっては、部長クラスの方が「ExcelやAccessが好きだから(面白いから)」という理由で、マクロを組んだり自分なりの業務フローを構築している…なんてことがあると思います。
これは、いわゆるコンピューターの間違った活用で、「属人性問題」が発生しているパターンです。
その人がいなくなると、非常に困ることになり、結果的に生産性が下がってしまうのです。
もっと言ってしまうと「パソコンを触っていることが仕事」だと思うようになるのです。
効率性や生産性を上げるための手段に過ぎないのに、細かく覚えていたり、組み立てたりすることを仕事と捉えているケースはよくあります。
趣味と仕事は違いますし、管理職や役員の方には一般社員と違う役割がありますから、「自分がやるべき仕事」に専念することが、生産性を上げる第一歩となるのです。

上述の属人化については、当社もお客様から話を伺うことが多いです。
要は、仕事が可視化されていない状況なわけですよね。
見て分かる状態になっていないのです。
むしろ、中にはわざと隠す人もいるかもしれません。

仕事を可視化すると、今度は「標準化」という次のステップが見えてきます。
担当者じゃなくても、誰でもできることになるわけですね。
さらに、次の段階で自動化に繋がります。
全てはステップバイステップなのです。
最終的には、属人化していた仕事がロボットでもできるものとなり、かつて属人化した仕事をやっていた方の人件費が、あるべき方向に振り分けられるのです。
AI・ロボットが担うようになれば、属人化からは脱却できますね。
ロボットは辞めないですからね(笑)

経営者としては、この辺りの意識を持つとよいのではないかと思います。
そういう意味で、社長にはコンピューターシステムの管理ではなくて、IT・情報技術の知識を学んでもらいたい、意識を持ってもらいたいというのが、当社が提案したい最大のポイントになります。
コンピューター自体は扱えなくてもいいのです。
でも、ITの世の中がどういう風になっていて、どういうことが実現できて、大体どれくらいの金額が必要か、そういうことを把握していてほしいのです。
そこは、経営判断の問題になります。
「当社でも、このシステムを導入して、こういう運用をすることで、もっと生産性が上がるだろう、売上が上がるだろう、良い製品ができるだろう」というような点に気付くために、知っておかなければいけないのです。
コモディティー化されたハードウェアやソフトウェアがある現代では、それを利用する知識やノウハウを持っていることが重要なわけです。

名刺管理も、今はクラウドで管理されている方が多くなりました。
スマートフォンのカメラで撮影すると、文字情報が自動認識されて、収集できる。
使ったことのない方でも、そのくらいの機能は想像できると思いますが、実際は裏で全て関連付けられてくるのです。
「名刺交換をしました。AさんとBさんが知り合いになりましたね。BさんがCさんと名刺交換をすると、自動的にAさんとCさんに接点が生まれます。」という流れを作ってくれるのです。
それ以外にも、例えばその方が転職したり、違う支店に異動した場合、新しい名刺を持ちますよね。
これに伴い、本人が自分の登録を変更すると、自動的にそれまで名刺を渡した方の登録情報も変わるのです。
もはや、名刺管理じゃなくて、ソーシャルネットワークですよね。

あとは、使い方の問題ですね。
昔は案件が発生すると、アナログで「おうおう、うちの知っている社長が行くからよ、よろしく」なんてお付き合いをしていました。
それが今や、若いベンチャーの社長たちは、皆さんSNSで繋がっています。
アプローチの仕方が様変わりしているのです。
若い方は、当たり前のようにSNSの文化があって、人と繋がることに抵抗感がまったくないのです。

ですから、先ほどの名刺のシステムもすんなり受け入れます。
これが発展すると、AIによって「あなたには、こういう社長さんが合うんじゃないか」とか、一歩先の情報が入ってきます。
営業活動の間口が凄く広がってくるのです。
これからは、そういう仕組みも活用していく必要があるのだと思います。

2018年5月21日

プロフィットセンターとしてのクラウド

社内システムをクラウド化する場合、往々にしてコストセンターかプロフィットセンターか、という分岐点が出てきます。
コストセンターとは、いかに費用を抑えてパフォーマンスを発揮するか、プロフィットセンターとは、いかに利益を発生させるか、という点に責任を負うことを指します。

オンプレミス(サーバーやソフトウェアを社内で管理すること)とクラウドを比較した際、安いという理由で、オンプレミスを選択することがあると思います。
実際には、社内でサーバーを管理するための人件費などを考慮していただくと、クラウドの方が安く済むことも多いですし、様々な面でメリットがあります。
本記事では、そこをお分かりいただくため、オンプレミスとクラウドの違いを、改めて記述いたします。

当社では、クラウドサービスを始めて10年が経ちます。
この10年間、「果たしてクラウドは高いのか?安いのか?」というテーマが常にありました。
お客様からこのことを聞かれたら、当社ではまず、対象となるデータの重要性、そしてそれをどう保全できるか話をさせていただきます。

プログラム、システム、ハードウェア、コンピューターというのは、いくらでも作り直せます。
しかし、お客様と会社、個人同士で交わされた情報や入力された成果物は、作り直すことができません。
オンリーワンなのです。
この情報が、これからIT・AI活用できるとなると、手元で持っているサイズ感ではなくなります。
できることの幅がぐっと広がるのです。
安全に自社の情報を確保し、且つ活用できる形にするためには、クラウド化することが条件になると思います。

コンピューターシステムで一番重要なのは、「データである」ということです。
データが一番重要なのはオンプレミスの時代から変わりませんが、バックアップを取得しなければなりませんし、ハードを変えてもデータの復元ができないから困るということが多々ありました。
クラウド化すれば、対象となるデータがどんどん他のデータと連動して活用できるようになります。
生産性を高め、色々な活用ができるという意味で、クラウドを推奨しているわけです。

でも、現在進行形でシステムを使っている方々からすると、一見金額が安く感じるオンプレミス(現状のまま)でいいや、となることが多いようです。
ただ、前述の通り、オンプレミスは管理するための人件費が発生します。
専属で雇用するとなると、年間の人件費として400万円は必要になりますよね。
ですから、トータルで考えていただくと、人件費の掛からないクラウドの方が、金額も安いのです。

オンプレミスしか無い時代は、企業の規模を問わず、選択肢が他にありませんでした。
それでも、限られた選択肢の中に相当な格差があったはずなんです。
高い金額を投資できる大企業は、手元のデータを安全に保管する術を持っていたのです。
今ではクラウドによってデータの保管・活用をしやすくなりましたから、IT技術において、大企業と遜色ない状況を作ることができます。
ですから、中小企業であればある程、クラウドを使うべきだと思います。
表面上の金額についても、オンプレミスが安くてクラウドが高い現状は、徐々に等しくなって、場合によっては、逆転することもあるかもしれません。
当時、当社が提案するITの範囲は非常に狭いものでした。
例えばファイルサーバーや業務サーバーをオンプレミスで提供していました。
それが今や、様々な仕組みがクラウドサービスで提供されています。
これを使いこなすことができれば、中小企業であっても、大企業に負けないIT武装ができるのです。
変な話ですが、目視が必要な監視システムだって、クラウドサービスを活用していただければ、人が張り付く必要なんて一切なくなります。
ガスの検針もそうですよね。
メーターの数字を発信できるようにしておけば、人間が訪問しなくても、データを取得できるのです。
設備投資の必要もないわけですから、IT面における中小企業と大企業の差は、最早なくなってきています。
お金がかかるとしても、クラウドの場合、コストとして投資するのではなくプロフィットセンターとして投資することになります。

以上の通り、当社において、中小企業にクラウドを勧めるというのは、大きな意味があります。
コストとプロフィットセンターについて興味を持っていただければ、皆さんにクラウドを選択していただけると思います。

2018年5月18日

インストラクションの使命

企業がこれからの時代を生き抜くためには、それぞれが自社の強みを再認識し、そこにIT・AI技術をどう絡めていくか、柔軟に検討しなければなりません。
インターネットやデジタルの理解に柔軟であり、既に活用できている企業は、進化のスピードに遅れることなく売上を大きく伸ばしています。

コンピューターを道具として使うOA化の時代から、ネットワークを活用して社内の様々な部門を統合するIT化の時代へ、更にこれからはAI化の時代になります。
利便性から活用へ、そして自動化の時代へ移るということです。
利便性だけを求め、IT技術を補助的に使っていた中小企業も、自分の会社を伸ばしていくためには、IT技術を主体的に活用しなくてはならないのです。

単にコスト面でより安いから採用する、ということではなく、その企業がこれからの時代で生き残るために、経営者の保身・従業員の保全のために、IT技術としてAI・クラウドを活用できる環境を整えることが必須となるのです。

既にそういった時代になりつつあるため、クラウドを使ったことがない、コンピューターシステムが分かっていない企業は、取り残されてしまう恐れが非常に高くなります。

当社では、この点を強く意識していただきたいと考えています。

さて、会社の規模に関係なく、これからはIT・AIを活用しなければならないと感じていただけたでしょうか。
感じていただけたとしても、「何から始め、どのように進めていけばいいのか分からない」という懸念があるかもしれません。

そこで、是非、皆さまには我々「インストラクション」を活用していただきたいと考えています。
インストラクションは、これからの企業の「攻めのIT導入」のため、『クラウドにまとめる、クラウドをまとめる、クラウドがまとまる』を使命とし、様々なIT・AI技術の活用をお手伝いします。
ITに関して、現状では皆さんそれぞれ異なったステージにいらっしゃると思いますので、当社が丁寧に寄り添い、ステップバイステップで導入をサポートいたします。

我々が自信を持ってサポートできると断言するのは、理由があります。

全国の基幹系業務ソフトメーカーとのアライアンス、それらをきめ細かくサポートしながら、販売するパートナーとの協力体制、更に技術進化の早いクラウドサービスベンダーとの技術提携をしているからです。
そのため、お客様に適したクラウド設計のご提案ができるのです。
また、当社には25年の実績があり、500社以上のクラウド保守、50社100製品以上の基幹系業務ソフトの保守サポートをしています。

更に、当社のサポートの中には「データ保全」がございます。
お客様に安心してサービスをご利用いただくため、ISO27001(ISMS)に加え、ISO27018(パブリッククラウドにおける個人情報保護)を取得いたしました。
またJIS規格であるPマークも取得し、お客様のデータ管理についても徹底した管理体制を取っています。

以上の通り、当社は『安心、安全』をモットーにお客様のIT活用をお手伝い

2018年5月16日

AI・ロボットが社会を変える

本記事では、AI・ロボットの活用によって社会が変わっていく、その例を具体的に示したいと思います。

極端に言えば、午前中にお弁当を頼んだら、11時59分には机の上に乗っている…というような話です。

AIの手にかかれば、人間ではなくソフトウェアに業務の一部を任せることが可能になります。

お客様から依頼があったら、対応して、発注して、仕入の処理をして…こういったことは、もう、進化した業務ソフトなら全てできてしまいます。

今までは都度人力で処理をしていた手順も、依頼がトリガーとなって自動的に最後まで流れていくよう、予め情報をセットしておくだけで済んでしまうのです。

もっと噛み砕いた例を挙げるなら、酒屋さんが、Google Homeのような音声認識をするスピーカーロボットに「8丁目の辻村さんのところに、いつもの商品を1ケース届けて」と言います。

そうすると、内蔵されている顧客データベースから自動的に検索が始まり、東京都中央区銀座8丁目に住んでいる辻村さんが特定されます。

「いつもの」ということは、購入履歴がありますから、商品も特定できますよね。
そこから、配送担当者の自動車のディスプレイ、もしくはスマートフォンに「辻村さんにこの商品を届けて」という情報を発信するわけです。

他の用件で外を走っていた自動車が、この情報を元に、そのまま積んでいる在庫を届けてしまえば、配達が終わるのです。

これって、実はもう叶う話ですよね。
こういう事例が、八百屋さんなら、豆腐屋さんなら、クリーニング屋さんならどうだろうと、色々なパターンで流用できるわけです。
音声認識機能のあるツールを使うだけですので、莫大な費用が掛かるわけでもありません。比較的簡単に出来てしまうのです。

昔であれば、店主が電話をしたり、オーダーしたものを紙に書いたり、直接店員さんに言わないといけませんでした。
今であれば、注文内容が請求書に切り替わり、スマートフォンやタブレットに通知して、お客様にサインをもらえば納品書と受領書が出て、且つデータも残るというシステムが作れます。

このようなことが、魚屋さん、ケーキ屋さん、どんな業種でも導入することが可能なんですよ。

既に導入されている例として、長崎のハウステンボスでは、ロボットが受付から案内までこなしています。
また、あるスーパーでは、深夜、ロボットがぐるぐる回って点検をしているそうです。

AIやロボットが叶えるのは、処理速度を上げること、今まで人間の勘に頼っていた部分に確実性を持たせることです。

結果として経営の質が上がりますし、不要なコストは切り捨てることができます。
逆に、投資する部分が明確になってくるのではないかと思います。
ロボットなら、人間がやっていた手順を定型的に教え込めば、1を言うだけで10の処理ができてしまいます。

先ほど挙げた酒屋さんの例のように、「物を届ける」という仕事でも、「銀座8丁目の辻村邸にビールを1ケース、○時ごろに届ける作業」「配達が終わったらサインをもらって、作業終了の報告をする作業」など様々な工程があります。

そういう、従来であれば時間をかけて新入社員に教えてきたことも、ロボットであれば、定義付けをするだけでできてしまいます。

ロボットはミスをすることもありませんので、作業内容によっては人間より格段に適しています。

2018年5月14日

社員視点のIT・AI活用

これからは、AIを搭載したロボットが次々に登場して、定型業務を敢えて人間がやらなくてもいい時代になっていきます。
中小企業に勤める社員はITとAIをどう活用し、どう変わっていくべきでしょうか。

当社では、「設計できる力」を身に着ける必要があると考えています。
今までは社員自身が作業の中に組み込まれていたわけですけれども、今後、こういった作業はロボットがやってくれます。
それでは人間は何をするのかというと、ロボットに作業を定義付ける役割が出てくるのです。
自分がやってきたことを設計して、AIやロボットを駆使し、処理させる力です。

時代が進めば、仕事におけるパソコン利用も無くなるかもしれません。
アウトプットや展開を確認する端末は、もうスマートフォンで事足りてしまいます。
入力が要らなくなるので、キーボードも不要になります。
もっとも、今はキーボードでの入力が主な仕事になっていますよね。
例えば、会計事務所にお勤めの方。
電源を入れて、OSを起動して、プログラムを選んで、紙の伝票を見て、それを借方・貸方に金額を打って、集計して、更新して、閉じて…ということを毎日のようにやっているわけです。
もちろん、当てはまらないものもあるでしょうけど、会計事務所の8割は、こういった仕事をされているのです。
こういった仕事は、全て人間以外の仕組みに置き換えられる時代になってきています。

では、実際にどう置き換えるのかという話になりますよね。
一番わかりやすい例としては、伝票類はスキャナで読み込むことで、データに変換できます
会計事務処理でいうと、出金伝票・銀行の通帳・領収書をもらうことになります。
これだけで、ほぼOKです。
領収書もスキャナで読み込めますし、通帳もリストで見ればよいのです。
インターネットバンキングになってくると、送金や入金が確認できますから、これも取り込めばよいだけです。
支払や交通費の精算なども、交通ICカードを読み取るものがあれば、経路が確認できますので、仕分けだって自動的にできます。
つまり、入力の必要がなくなるので、記帳代行業務が減っていくのです。

販売管理においても、注文伝票の入力すら、不要になりますよね。
倉庫にあるタグをスキャナで全部読み込んでいれば、入出庫の管理ができますから。
スキャナにかざすだけで済んでしまうので、インプット業務が無くなってきます。
1~2年で無くなるという話ではありませんが、もうこの流れがトレンドであることを認識しないといけません。

こういった傾向からも、社員はやはり設計力を持つべきだと思います。
人間は、勤務している間、席を外して休憩したり、雑談したり、実は営業時間の内6割程度しか働いていない、なんてことも間々あるはずです。
1時間ただ座っていた、1時間キーボードを触っていた、本人はこれを仕事だと思っている場合も多いです。
こういった部分はAIとロボットで、悉く圧縮できますから、週休5日制も現実味を帯びてきますね。
要するに、人間がそんなに働かなくてもいいのです。
とはいっても、給料は必要ですよね。
しかも、現状より高い給料をもらいたい場合、その分、価値のある仕事をしなければいけません。
それが、設計力を指すのかもしれません。

当社では、最終的に会社からパソコンが無くなるという予想をしています。
既に、タブレットなどで仕事をされている営業の方がいらっしゃいますよね。
数年前には考えられなかったことです。
正直いいますと、ハードウェアのスペックは、昔と比べ、同じ金額でも10倍以上の性能になってきています。
これからも色々と新しいものが出てくるでしょうから、それをどう使えるかですね。
ソフトウェアに関していいますと、ソフトウェア自体は無くなってくると考えています。
なぜなら、いずれは世の中のあらゆるものがクラウドサービスとして提供されるからです。
「ソフトウェアを売る」という考え方が、「サービスを受ける」という考え方になってきています。
使う側がそういう認識になっているので、ソフトウェアを買うという発想自体が段々少なくなっていって、どうやって使うかということを考えるようになっていきます。
そして、使えるものが増えれば増える程、ハードウェアのあり方も変わってくる気がします。
実際に、iPadなどタブレットを導入して、外出先で見積書の作成や、経費精算をするだけで時短になります。
空いた時間には、違う仕事をする余裕が生まれたり、新たなことを学ぶことができるようになります。
こういうことで生産性は上がってきますよね。

パソコンが要らなくなり、タブレットやスマートフォンへと移り変わっていきますが、こちらについても入力は必要なくなると思います。
音声認識機能によってAIが処理した結果に対し、最後に人間がジャッジすることになると思います。
例えば、「○○の注文ですね、前回の情報通り発注してよいですか?」とAIがジャッジを求めてきます。
その選択を人間がするだけですから、端末はパソコンより簡易なタブレットやスマートフォンさえあればよいということになります。
さらに進むと、定型化されているものであれば、「判断せずに、そのまま進めてもいいな」とか、「これは普段と違う処理のようだから、確認しよう」こういったことをAIが判断できるようになります。

ハードウェアとソフトウェアが変わる要因の一つとして、通信の変化があると思います。
今までは屋内で使っていたもものを外で使う場合、どうしても通信が必要になってきます。
通信に関しても、そろそろ5Gが出てくることになります。
圧倒的なスピード感と圧倒的な情報量を得ることができるのです。

どこにいても仕事ができるという世界が、もうすぐそこまで来ています。
会議一つとっても、その内、各自のスケジュールをロボットが自動調整して、全世界どこでもテレビ会議ができるようになるんじゃないでしょうか。
その会議の内容をテキストデータにして、議事録として関係者へ自動配信することで、人間の仕事が置き換わります。
会議形態の変化が企業へもたらす影響というのは、とても大きいのではないでしょうか。

2018年5月11日

風景の撮影だけじゃない!ドローンのビジネス活用を考える

今年3月に株式会社日立システムズがドローンを使ったシステムに関するニュースリリースを公開しました。

ニュースリリース:2018年:株式会社日立システムズ 「ドローン運用統合管理サービス」の一つとして構造物の点検作業を大幅に効率化する「自動劣化診断機能」を開発
https://www.hitachi-systems.com/news/2018/20180320_1.html

現在では、ドローンはテレビ撮影にも積極的に使われていて風景の撮影ではだいぶ浸透してきたように思います。

そのような中で、風景撮影以外の用途として活用する事例は興味深いものがあります。

屋外で、高所の撮影だけではなく室内での撮影でもドローンは活躍します。

空中を飛行するドローンは床面にある障害物の影響を受けずに自由な位置で撮影を行うことが可能です。

事務所であれば机や椅子、ロッカーの上を飛び回ることができます。

このような特性を活かして、短時間で必要な個所の撮影を行うことで効率化を図ることができるのです。

日立システムズの発表したシステムは、ドローンでの撮影に加えて、人工知能によりビルの劣化を判断する機能も盛り込んだものとなっています。

今後ますます、コンピュータやロボットが場所の制約を受けずに活躍するようになっていくでしょう。

2018年5月9日

ペーパーレスにとって障壁となるFAXをクラウド化してしまおう

クラウドサービスの普及が進み、会社から紙の書類が減りつつある昨今ですが、業界によってはFAXでの手続きが残っているなどの理由で、なかなかペーパーレス化が進まないといった状況もあるでしょう。

そのような場合に検討してみたいのが「クラウド型FAX」です。

(参考例)
クラウド型インターネットFAXサービス【TransFax】 http://www.transact.ne.jp/

一例として挙げた上記のサービスではメールやFTPサーバー、開発用APIを経由してFAXの送受信を行うことができます。

現在でも、複合機の機能としてペーパーレスでのFAX送受信を行える機種もありますが、クラウドFAXならばアプリケーションから直接送信する、送信とデータの保存を自動化するなどというように、より柔軟な運用が可能です。

しかも、FAXをクラウド化することでペーパーレスだけではなく、設置場所を確保する必要もなくなります。

ペーパーレス化を実現したいけれども、取引先の環境などといった事情でFAXを使用しなければいけない場合には検討してみてはいかがでしょうか。

2018年5月8日

2025年問題|労働人口減少への対策は今から始めよう

"厚生労働省によれば、2025年には75歳以上の後期高齢者の全人口に対する割合が18パーセントを超え、65歳以上(前期高齢者)を含めた高齢者の割合は30パーセントを超える。"
2025年問題とは - 新語時事用語辞典 Weblio辞書 より

あと10年もしないうちに訪れる2025年問題。

国家レベルでは医療費や介護の問題が深刻な状況を迎えます。

そして、企業にとって大きな課題となるのが「労働人口の減少」です。

人口全体が縮小傾向にあり、高齢者にまつわる需要が増える半面、労働人口が減少していくことが考えられます。

あと10年もしないうちにこのような問題に直面するという状況で、解決策の一つとして検討されるのが「人工知能」「ロボティックプロセスオートメーション」です。

近頃ニュースなどで話題になることも多いので、ご存知の方も多いかもしれません。

人工知能はこれまでのコンピュータが苦手としてきた「抽象的で複雑」な処理を行うことができます。

ロボティックプロセスオートメーションは、人工知能などの技術を応用し複数の環境、ソフトウェアにまたがる作業を自動化してくれます。

すでに地方では人手不足が深刻な課題となりつつあり、事例もでてきています。

兵庫県と神戸市、中小の人手不足解消へAI導入支援  :日本経済新聞 https://www.nikkei.com/article/DGXMZO29319020S8A410C1LKA000/

まだまだ人工知能やロボティックプロセスオートメーションといった技術は、導入コストや工数が多くかかるため、どの企業でもすぐに取り入れられるというものではありません。

しかし、労働者不足の問題は徐々に進行していきます。

今のうちから、今後の動向を追いかけ、情報を仕入れるよう意識しておくとよいのではないかと思います。

2018年4月6日

日々の作業を効率化するキーボードショートカット|テキスト操作編

日々の作業を効率化するキーボードショートカット|テキスト操作編

仕事で日々書類を処理している方も多いことでしょう。

そのような時、右手がキーボードとマウスを行ったり来たりしていませんか?

今回は、文書の作成、編集の過程でなるべくマウスを使わずに済むよう、キーボードのショートカットをアニメーション付きで紹介します。

手の移動が減る分だけ作業効率が改善するのでぜひ覚えましょう。

基本中の基本 コピーとペースト


Ctrl + C:選択したテキストをコピーする
Ctrl + X:選択したテキストを切り取る
Ctrl + V:選択したテキストを貼り付る



全部の文章を選択する


Ctrl + A:表示されているテキストをすべて選択する



※日本国憲法より

行や文書の最初と最後に移動


Home:行の先頭にカーソルを移動する
End:行の最後にカーソルを移動する

※数字キーのないキーボードなどで「fn」キーと矢印を組み合わせる必要がある場合があります。


Ctrl + Home:文書の先頭にカーソルを移動する
Ctrl + End:文書の最後にカーソルを移動する



文書内の検索、文字列置換


Ctrl + F: 指定した文字列を探す



Ctrl + H: 指定した文字列を別の文字列に置き換える



今回は基本的なショートカットを紹介しましたが、いかがでしたか。

ショートカットキーはうまく使うことで作業の効率を向上させることができますので、ぜひ活用してください。

2018年4月5日

中小企業にも働き方改革を|クラウド活用とIT環境丸ごと保守で実現します

ここのところよく話題に上がるもののひとつに「働き方改革」があります。

これまでのように、週5日間出勤し、フルタイムで働くという慣習を見直し、場所や時間にとらわれずに仕事をする環境を作っていこうという動きが活発になってきています。

その際、仕事の環境づくりに欠かせないのがクラウドサービスです。

クラウドサービスはインターネットにアクセスする環境があればいつでもどこからでも使用できます。

子育て中の母親や、介護で自宅にいなければいけない方々が仕事をしようとするならクラウドサービスを活用することは必須とも言えます。

しかし、特に中小企業にとって今の環境からクラウドサービスを主体とした環境に移行するには問題があります。

業務ソフトをどうするのか。

業務ソフトはどのメーカのものもソフトウェアで実現することはほぼ同じですが、使い勝手の面で大きく異なります。

今まで使っていた業務ソフトからクラウドサービスへと移行するには、ソフトの使い方を再学習しなければいけません。

大企業のように人員が豊富であるならば、導入のための移行期間を計画的に設定し、既存の環境と並行して新しい環境を試験導入、利用者の育成を行っていくことはそれほど困難ではないでしょう。

しかし、多くの中小企業ではそこまでの人的余裕がない場合が多いようです。

ただでさえ日々忙しいのに、新たな環境を受け入れるための労力を割けるかというと、できれば避けたいというのが本音ではないでしょうか。

この問題をどのように解決するか。

もし今使っている業務パッケージをそのままクラウド環境で利用できたら解決できると思いませんか?

弊社では、上記のような「今使っている業務パッケージをクラウド環境で使用する」という要望に応えるサービスを用意しています。

例えば「Start One」

業務アプリケーションを安価にクラウド化することができるサービスです。

いきなりすべての環境をクラウド化するのは不安だ、本当にクラウド化の効果があるのか様子を見たいといった場合に最適です。



新しい環境を取り入れる場合、いきなり広い範囲を対象とすると覚えることが多くなったり、新たな環境に適応できずに混乱をきたすといったことがありえます。

「Start One」なら小さく始めて、状況に合わせてクラウド化の範囲を拡張していくこともできます。

これから先、人材の確保をするには様々なニーズに合わせた労働環境を用意する必要があります。

いきなりすべての環境を変えることは難しくても、一歩ずつ取り組みを進めてはいかがでしょうか。

2018年4月4日

情報セキュリティについてわかりやすいガイドが公開されました

年々巧妙になるフィッシング詐欺や今後も増えていくであろうSNSでのトラブルに対して、対策を取っているでしょうか。

企業としてしっかりと体制を整えなければいけないことはわかっていても、何から手を付けたらよいのかわからないといった悩みはありませんか?

そういった悩みを持つITの専門家 "ではない" 方に向けて、セキュリティソフトウェアを提供するカスペルスキー社がガイドブックを公開しました。

セキュリティとモラルのガイドブック(カスペルスキーLAB)
https://kasperskylabs.jp/activity/csr/book/

平易な言葉と挿絵でわかりやすく解説されているので情報セキュリティの入門書として最適な内容になっています。

パソコンのセキュリティだけではなく現在広く利用されているSNS、フィッシング詐欺など身近で起こりそうなトラブルは一通り網羅されています。

情報セキュリティ対策をこれからしようという方や、今まであまり考えてこなかった方などはぜひ一読してみてください。

2018年4月3日

Microsoft Outlookで問題が起こったら「セーフモード」を試してみよう

Microsoft Outlookを使っていると時々メールを受信できなくなったり、ほかの人のカレンダーが見えなくなるというトラブルに遭遇します。

しかも、Outlookやパソコンの再起動、設定のやり直しをしても改善しないこともままあります。

そのようなときは「セーフモード」での起動を試してみましょう。

一般的にセーフモードと呼ばれるものには二種類あります。

- コンピュータのセーフモード
- アプリケーションのセーフモード

コンピュータのセーフモードは、PCを、最小限の機能だけを有効にした状態で起動するものです。

一方、アプリケーションのセーフモードは、特定のアプリケーションを最小限の機能を有効にした状態で起動するものです。

今回行うのは後者です。

Outlookをセーフモードで起動するには、キーボードのコントロールキー(Ctrl)を押しながらスタートメニューのOutlookアイコンをクリックするか、デスクトップのアイコンをCtrlを押しながらダブルクリックします。

そうすると、セーフモードで起動するかどうかの確認をするダイアログが表示されます。

ここで「はい」をクリックするとOutlookがセーフモードで起動します。

次に、メールパスワードを聞かれるのでパスワードを入力後に「OK」をクリックしましょう。

Outlookが起動したら特に何も操作をする必要はありません。そのままOutlookを閉じます。

その後、普段通りにOutlookを起動すれば大丈夫です。

セーフモードで起動した後はOutlookの一部を再設定(カレンダーの表示など)する必要が出てきます。

再設定をしたうえで、問題が解決しているか確認してみましょう。

2018年4月1日

二段階認証アプリAuthyを使ってクラウドサービスのセキュリティを強化しましょう

現在では企業でのクラウドサービス利用もだいぶ普及してきました。

場所を選ばず、様々な業務に特化した便利なアプリを使える環境が整っています。

その一方で、クラウドサービスのアカウントを乗っ取られるという事件も多くみられるようになりました。

(参考)
2018年に顕著となるサイバー犯罪の4領域を予測――EMCがホワイトペーパーを公表:EnterpriseZine(エンタープライズジン) https://enterprisezine.jp/article/detail/10555

アカウントの乗っ取りを防止するために有効な対策は二段階認証です。

二段階認証とは、パスワードでの認証と合わせて、一定期間だけ有効な数字や文字列を使ってサービスにログインする仕組みです。

二段階認証には、パスワードでのログイン後にログインするクラウドサービスからキーワードが記載されたSMSが送られてくる方法と、二段階認証用のアプリを使う方法があります。

今回は二段階認証アプリを使う方法を紹介します。

使用する二段階認証アプリは「Authy」です。

Authy | Two-factor Authentication (2FA) App & Guides https://authy.com/

Authyは複数のデバイスで使用できる二段階認証アプリです。

二段階認証アプリではGoogle社が提供する「Google Authenticator」というものが先行していましたが、Google Authenticatorは同時に複数のデバイスで使用することができません。

使用しているデバイスが故障などで使えなくなった場合や、スマートフォンの機種変更の際に多くの手間がかかってしまいます。

それを解決してくれるのがAuthyです。

クラウドサービスではパスワードが他者に知られるとすべての機能にアクセスされてしまいますが、二段階認証があればその被害を防ぐことができます。

もしまだ二段階認証を使っていないようでしたら、設定することを強くお勧めします。

デスクトップの仮想化技術で安全性と利便性を確保する事例

企業にとって、セキュリティと利便性の両立は常に頭を悩ませる課題です。

そのような課題を解決した事例を、日本電気株式会社が公開しました。

https://wp.techtarget.itmedia.co.jp/contents/26091
(出展: アイティメディア株式会社 ホワイトペーパーダウンロードセンターより)

技術的な解説の資料ではありますが、ITサービス利用者にとって重要なことが記述されています。

それは、

"ユーザーが特に意識することなくセキュリティを高め"

という部分です。

これまではセキュリティの強化を行う際、PC利用者の利便性を狭めることを許容せざるを得ない状況でした。

しかし、VDI(Virtual Desktop Infrastructure)という技術を使えば、社内の情報を扱うPCを強固なセキュリティのデータセンターに保管することができます。

操作するPCとデータセンターの間は、リモート目的の通信のみを許可することで安全性を高め、利用者の利便性を損なわない環境を作ることができるのです。

冒頭で紹介した資料は大規模な環境での事例ですが、弊社では中小規模の事業者向けに同様のサービスを提供しています。

社内の情報セキュリティ強化と、利便性の確保でお悩みでしたら弊社にご相談ください。

https://www.inst.or.jp/contact.html

2018年3月30日

IT技術の活用で週休5日制へ

IT・AIの活用を先進的に進めている会社は、どういった点に危機感を感じていたのでしょう。

実際に聞いたところ、共通して挙がったのが「世の中が変化していくスピードの速さ、特にIT関連のスピードの速さ」という点です。

いかに順応すべきかということに、非常に敏感になっていることが分かりました。

目まぐるしく変化する時代に合わせて新しい手法にトライしようとしても、ビジネスモデルを作り上げた時点でITの進化に追い越され、すぐに陳腐化してしまう。

こういった経験により、「ビジネス展開として最新のITを活用しよう」と決めた会社が多いのです。

ロボットやAIが人間の雇用に取って変わっていくことで、余計なことが削ぎ落されていき、生産性は段々高まっていきます。

こういう話になりますと、皆さん「多くの人が仕事を失い、路頭に迷ってしまうのではないか」とおっしゃいます。

確かに、自動化していくことを黙って見ているだけでは、仕事が無くなっていくかもしれません。

しかし、人間の進化も凄いものです。

このようなIT技術を使いこなすため、別の仕事を必ず生み出します。
そこから生み出されるものが、その会社にとっての新たな付加価値となるのです。

ただ、その為には知識や知恵を積極的に身に着けていくことが必要です。
そういった部分でも、この先生き残ることができるかどうか、明暗が分かれると思います。

極論、上述の通りになれば「週休5日制」が現実になるのではないかと私は考えます。

今の段階では突飛な意見かもしれませんが、そういう方向にトレンドが動くことは間違いありません。

現に、ヤフー株式会社は週休3日制の導入を発表しています。

政府も「プレミアムフライデー」と銘打って、月末の金曜日は午後3時に退社するというサイクルを定着させようとしています。

将来、週休5日制の時代が来たら、自分の会社は社会でどういう役割を果たし、どういった働き方をしているのか。

時代に取り残されないよう、今から準備をしておきましょう。

2018年3月29日

「攻め」の会社は既に動いている

IT・AI活用によって、世の中は凄まじいスピードで進化しています。

あらゆる処理は自動化され、人間がする必要のない仕事も増えています。

このような話を経営者の方にすると、「空想の話でしょ?まだ先の話でしょう?」とおっしゃる方がいます。

決してそんなことはありません。

そこで、詳細な事例をご紹介します。

【介護サービス事業:北関東】

過酷な労働環境のため離職率が高い業界において、ワークライフバランスや職員のスキルアップ、各人のライフスタイルに合わせた多様性(ダイバーシティ)経営に取り組んでいる企業である。

上記を叶えるため、クラウド上で日報を管理し、スマートフォンやタブレットで職員同士の情報共有を始めた。
これによって、管理者の迅速な判断ができるようになり、顧客満足度の向上にも繋がった。

また、業務成績をグラフで「見える化」することで、職員の仕事に対する意欲の変化が顕著に出ている。

売上も、5年で3倍近くに跳ね上がった。

【不動産業:南関東】

地域密着型の不動産売買仲介会社として長年経営してきたが、大手の出店等により苦戦することが多くなってきた。

そこで、顧客満足度を上げるため、新鮮な物件情報紹介や、顧客との的確なマッチングにこだわったシステムを導入した。

顧客情報に様々な固有情報を付加することで、自社がサポートできる顧客を絞り込み、競合企業がやらない(やれない)親身に寄り添うサービスを提供している。

本システムの導入後、5年で売上が2倍近くになっている。

【建設業:東北】

創業から100年近く経ち、地域に密着した建設業として地元では有名である。

近年進んでいるIT化の影響により、顧客から様々な要望を受けることが多くなったため、顧客管理システムの構築・運用を開始。IT経営にシフトした。

訪問内容や現場担当と顧客のやり取りを随時データ化することで、その情報を基にした最適な提案へと繋げている。

また、HPやSNSから情報を発信することで、顧客との接点を拡大している。

結果、5年で売上が2倍近くになっている。
 
これらは、実際にITを活用し業績を伸ばしている会社の事例です。

規模はそれほど大きくない中小企業ばかりです。

「ここまでやっている会社があるのか・・・」
「中小企業でも、こんなに進んでいるの?」

という感想を持たれたのではないでしょうか。

そうです、攻めている会社は、既に動き始めています。

危機感を持ち、いかにIT・AIを活用するか検討し、実行しているのです。

2018年3月28日

「選ばれる企業」とは?

皆さま、IT・AI活用について、どこまでお考えでしょうか。
大手外資であるIT企業の開発責任者はこう言っています。

『2030年には、コンビニエンスストアに3Dプリンターが設置され、データさえあれば欲しい物は全て買えるようになる』

また、ある研究者は、

『2035年には、脳で考えていることが共有できるシステムが登場し、オフィスで仕事をする必要がなくなる』と言っています。

実際に、中国の一部地域ではコンビニエンスストアに店員がいない状況が可能になるほど、IT・AI技術は進んでいます。

世の中は、本当に凄まじいスピードで進化しているのです。

このような時代についていける企業、ついていけない企業が当然出てきます。
時代についていける企業のみが『選ばれる』のです。

ただ、ピンと来ない方もいらっしゃるかと思います。そこで、少し具体的な例を示します。

あなたは次のような場合、どちらを選びますか?

【宅配便】
宅配時に不在だった場合の対応

A社「ご不在だった場合、再配達の依頼は2回まで受け付けます。
ただし、その場合は20時までにご連絡ください。」

B社「AIによって自動化されているため、
スマートフォンから24時間受付の専用番号をプッシュしていただければ、
30分以内に再配達します。」

【不動産業(賃貸)】

A社「うちは、昔ながらの営業スタイルを貫いておりますので、
お客様に来店していただいたうえで、ヒアリングを始めます。」

B社「うちは、独自の物件検索システムにより、お客様の好みにあった物件を
サイト上で一覧表示できるようになっています。
こちらを事前にご覧いただくことで、あらかじめ物件を絞ることができますので、
ご来店時に時間を取らせません。」

いかがでしょうか。

これらは、B社がIT・AIを活用している事例です。

実現されている、もしくは間もなく実現可能な内容になっています。
多くの方は、いずれの事例でもB社を選ばれたのではないでしょうか。

こういった例からもお分かりいただけたかと思いますが、クラウドやIT・AIを活用することが『選ばれる』ために必須となってくるのです。

効果的なウェブサイト作成のために BEAF を使ってみよう



様々な会社、商品のウェブサイトを見ていると、カタログのように情報を羅列しているだけのページを多く見かけます。

しかし、商品の情報を掲載するだけでは訪問者に行動を起こさせる動機づけとしては不十分です。

今ではインターネット上で無数のサービス、商品を探すことができます。その中から自分の商品を選んでもらうのは簡単ではありません。

今日紹介するBEAFという、ページを構成するためのフレームワークを使ってウェブページを作成すれば、カタログのようなものではなく、商品の魅力を存分に伝えることのできるページになるでしょう。

BEAFとは

BEAFとはもちろん牛肉のことではなく、コンテンツ作成に必要な要素の頭文字を合わせたものです。

• Benefit
• Evidence
• Advantage
• Feature

の4つの単語の頭文字をとって「BEAF」です。

ひとつずつ説明していきます。

Benefit


Benefit は便益や利益のことで、商品を使うことによって利用者がどのような利益を得られるかを提示します。

買ったことで利益を得られないならば、消費者は商品を買ってはくれません。

商品を紹介する以上、利用者がどのような利益を得られるのかは明確にしておきましょう。


Evidence

Evidence は証拠です。

いくら魅力的で高い利益を得られることを提示しても、それを実現する根拠がなければ説得力に欠けます。

Benefit と合わせて Evidence も提示することで信頼性を獲得し、商品を使うことで確実に利益を得られるということを訪問者に理解してもらいましょう。

Advantage

Advantage は優位性です。

どのような利益を得られるか、それがなぜ実現できるのかを提示したとしてもまだ消費者の心は動きません。

このサービスが他のサービスに比べてどういう優位性があるのか。それを伝えることができないのであれば価格競争に巻き込まれてしまいます。

多少他より高価でも、それに見合う何かを提供できることを伝えることができれば、安売りせずに済むことでしょう。


Feature

最後にFeature、機能です。

利用者の利益を示し、それを実現する根拠を提示し、他のサービスよりも優れていることを伝えることができたら最後に、どのような機能によってそれを実現するのかを見せましょう。

前述した3つの要素でも魅力を感じてはもらえるでしょう。しかし、実際に利用するイメージを持ってもらえないとなかなか購入には至らないものです。

具体的な機能を見せることで利用イメージをつかんでもらいましょう。


まとめ


ウェブサイトをつくるうえで必要な BEAF の法則について紹介しました。

構成を決めるにあたり、基準もなしにウェブサイトを作るとなると必要以上に頭を悩ませることになりますが、こうしたフレームワークを活用することでだいぶ負担を軽減できます。

商品の紹介だけでなく、商品づくりにも応用できる考え方です。ぜひ使ってみてください。

2018年3月27日

Windows 7のサポート終了は2020年1月 今からアップデートの計画を



企業で Windows 7 を使っているところはまだまだ多いと思います。

新規の PC 購入案件でも Windows 7 を選ぶところがあるくらいですから。

しかし、Windows 7 はMicrosoft社のサポートが2020年1月14日で終わってしまいます。

MicrosoftのWindows 7サポート終了に関する記事

あと2年弱あるので余裕があるように思いますが、企業で PC の OS を入れ替えようとするとデータの移行、業務アプリの対応とおこなうことが多いのである程度の期間が必要になります。

直前になって慌てないためには今すぐに計画を作り始めて移行を着実に進めていくことが大切です。

もし、自社内でOSの移行を進められる環境がないということでしたら弊社にお問い合わせください。

専門のスタッフが計画を立て、業務への影響を最小限にしながら新しい OS への移行をお手伝いします。

インターネット会議で活躍するホワイトボードアプリ|AWW App


今時の会議は参加者が別々の場所にいても、インターネットを経由して音声や映像を使っておこなうこともできるようになりました。

しかも、無料で済むことがほとんど。便利ですね。

ただ、オンラインの会議で問題になることもああります。それが情報の共有。

同じ部屋に集まれば資料をみたり、ホワイトボードをみたりと、その場で情報を共有しながら会議を進めることができます。

ではオンラインだとそれを諦めなければいけないのかというとそんなことはありません。

今回紹介するのは、クラウドのホワイトボード、AWW Appです。

https://awwapp.com/

このAWW Appはクラウド上にホワイトボードを作って、誰とでも共有できるというものです。しかも、書き込んだ内容がほぼリアルタイムで他の人にも反映されます。

このツールを使えば、書類の修正箇所をマーキングする、伝えたいことを図で書いたりするといったことができるようになります。

このツール、パソコンでも十分便利なのですが、iPad ProとApple Pencilを使うとさらに使い勝手がよくなります。

紙にペンで描く感覚でホワイトボードに書き込めるので、マウスでやるよりもはるかに楽です。

オンライン会議なら移動時間の削減や場所の制約から解放されるといったメリットがあります。それらのメリットを最大限いかすためにもこういったサービスを活用してみてはいかがでしょうか。

ちなみに、ほかにも同様のサービスはありますので、比べてみてもいいでしょう。

https://whiteboardfox.com/

https://realtimeboard.com/

https://www.stormboard.com/

2018年3月26日

プログラミングはドットインストールで Google Apps Script を学ぶと始めやすいかも





ここのところ何かと話題のプログラミング。

アプリやウェブサイトを作るだけでなく、論理的思考の訓練や軽微な仕事の自動化など用途は多岐に渡ります。

このように便利なプログラミングですが、何から勉強すればいいのかというのは初学者の共通の悩みのようです。

そこで今回は、仕事に直結し、なおかつ比較的学びやすいプログラミング言語とその学習方法を紹介します。

プログラミング言語として選ぶのは Google Apps Script という、Google のサービスである G Suite のアプリ内で使えるプログラミング言語です。

https://developers.google.com/apps-script/

G Suite とは簡単に言えば Microsoft Office のようなアプリをウェブブラウザ上で使うことのできるサービスです。

Google Apps Script はそれらのアプリで使えるプログラミング言語で、Microsoft Office でいうところの VBA に相当する役割を担っています。

なぜ Google Apps Script なのか

今回なぜ Google Apps Script を選んだかというと、G Suite が Microsoft Office の代わりに使うことができるので仕事で使いやすいことと、文法が JavaScript とほぼ同じなので汎用性が高いというのが大きな理由です。

ではさっそく、学習方法についてお話ししていきます。

プログラミング学習サイト ドットインストールを活用する

プログラミングを始めるにあたり便利なのが株式会社どっとインストールが運営するサービス「ドットインストール」(https://dotinstall.com/lessons/basic_google_apps_script_v2/44301#_=_)です。

このサイトは無料で使うことができ、プログラミングの方法を動画で学ぶことができるというのが特徴です。

ドットインストールには Google Apps Script のコースがありますので、それを見ながら実際に手を動かして学習することができます。

学習する上でのコツですが、内容がわからない箇所があっても考え込まずにとにかくプログラムを書き進めて動かしてみることです。

初めて学習するときには目の前で何が起こっているかわからないことが多々あります。ところが、実際の動きを何度も見ていると、ある時自分の書いたプログラムと、プログラムが動作している状況の関連性を実感できる瞬間が訪れます。

正直なところ、理解するまではただ文字を入力してプログラムを動かすだけの退屈な作業が続きますが、動きがわかった途端に、その後の学習がさらりと頭に入るようになってきます。

最初の退屈な時期を乗り越えるまでは根性次第というおおよそ機械とは縁遠い状況を経験しますが、こればかりは仕方ないことかもしれません。頑張りましょう。

まとめ


プログラミングを覚えると、仕事上のいろいろなことが自動化できることがわかりますし、実際に自動化すると大げさではなく作業時間を1000分の1というレベルで短縮できます。

学習の過程は多少我慢する時期もあるでしょうが、身につけた先には大きな成果がありますので根気よく取り組んでいただきたいです。

2018年3月23日

クラウドサービスの連携を自動化する便利なクラウドサービス2つ


クラウドサービスは便利に使えるのですが、複数のサービスにまたがって連携しようと思うと手間がかかることが多々あります。

サービス同士が連携しているなら簡単な設定だけでいいのですが、そうでない場合も多いですからね。

そんな時に試したいのが「タスクの自動化ツール」

クラウドサービス同士の連携を、プログラミングすることなく、一連の作業を自動的に実行してくれます。

例えば、特定のフォルダにファイルを追加したら自動的に添付ファイルとしてメール送信してくれるとか、ウェブフォームに申し込みがあったらカレンダーに登録するとか。

こうしたことを手作業で行うと思いの外時間がかかりますし、作業ミスも起こります。

そうした作業を自動化すれば時間の短縮とミスの軽減に繋がります。

そんなわけで、この記事では2つのタスク自動化ツールを紹介します。

(参考)
- IFTTT helps your apps and devices work together - IFTTT
- プロセスとタスクの自動化 | Microsoft Flow

Amazon Echoに対応した IFTTT


スマートスピーカーである Amazon Echo との連携ができるのがIFTTTです。

IFTTTを使うと、Amazon Echoに話しかけてメールを送るとか、予定をカレンダーに登録するといったことができるようになります。

もちろん、それ以外にもクラウドサービス同士を連携して作業を自動化することもできます。

スマホのアプリもあるので、手軽に使えるのもいいですね。

IFTTTでAmazon Echo(Alexa)ができる事の全てを解説【トリガーの日本語訳】

サイトもアプリも日本語対応の Microsoft Flow


こちらはインターネットの巨人、Microsoftが提供する自動化ツールです。

比較的新しいのですが、すでに連携できるサービスは十分に揃っているので安心して使えます。

そしてなにより、サイトもアプリも日本語対応しているので使いやすいのがいいですね。

今回挙げたツールの中で唯一の日本語対応。このあたりはさすがMicrosoftですね。

Officeとの連携も可能なので、仕事でも使いやすいのではないでしょうか。

Microsoft公式のタスク自動化ツール「Microsoft Flow」の使い方|ferret [フェレット]

まとめ

作業の自動化というとプログラミングを思い浮かべる方もいると思いますが、こうしたクラウドサービスで簡単に行うこともできるんです。

是非とも活用して仕事の負担を減らしていただきたいです。

それでは。

紙の書類は意外と危ない?ペーパーレスで情報を守りましょう



仕事でのコミュニケーションはすでに大半がメールでのやりとりになってきていますし、一部の企業ではチャットも積極的に活用されています。

それでもいまだに紙の書類でのやりとりがほとんどという企業があるのも現実です。

企業自体がペーパーレスを望んでいても、業界がFAXや郵送で書類を送るという慣習だと難しいかもしれませんね。

ただ、紙の書類というのは今の時代結構デメリットが多いです。


  • 災害で消失する
  • 紛失したり破損したら復元できない
  • 場所をとる
  • 盗難に弱い
  • 探すのに時間がかかる
  • 修正するのがめんどう

ちょっと思いついただけでもこれだけのデメリットがあります。

昔は電子データの保管方法が限られていた上に、ディスク容量の制約ですべてを電子データで保管するのも難しかったのですが、今ではそれもほぼ解決しています。

サーバのディスクは大容量化し、比較的安価に入手できますし、クラウドストレージも数十GBがあたりまえ。

厳格に安全性を確保するならばプライベートクラウドといった選択もあります。

安全性を確保しながら生産性を向上するといったことが今の時代には可能ですから、ペーパーレス化について積極的に検討していきたいところです。

#####

ペーパーレス化をコミカルに描いたプロモーション動画を作りました。気軽に見てみてくださいね。


2018年3月22日

IT管理をワンオペでおこなっていませんか?もしもの時のためにやるべきこと



"ワンオペ(ワン・オペレーション)とは

人手が不足する時間帯(特に深夜)を中心に、外食チェーン店などで従業員を1人しか置かず、全ての労働をこなす行為をさす。

このワンオペが世間で注目されたのは、ゼンショーホールディングスの牛丼専門チェーン店「すき家」の事例である。" Wikipediaより

以前問題になり、今ではワンオペ問題が家事育児にまで言及されるようになってきました。

実はこの問題、企業にとっても他人事ではありません。

それが、「ワンオペIT管理者」です。

会社の中でPCに詳しい社員にITの管理を任せるというのはわりとありがちなこと。そこまでいかずとも、一人の専門家に社内のITのすべてを託してしまうということはあるのではないでしょうか。

しかし、平常時はいいのですが問題が起きた時に大きな損害につながる場合があります。

もしその担当者が病気になったり、退職してしまったらどうでしょう。

あるいわ後任としてふさわしい社員がいない状況で、突然の休職で引継ぎができないなどなど。考えただけでも怖いですね。

そういう事態を防ぐためには最低でも2人体制でIT管理を行いたいものです。

ただ、2人ともしっかりとした技術力を持っていればよいのですが、ほかの業務と兼任で十分な知識を得られていないとしたら。

ITに障害が起こった時にきちんと復旧できるのか。次の障害が起こらないよう適切な防止策を立てられるか。

もし、専任のIT管理者を用意できないという場合は専門の業者に任せてしまうというのも手です。

社員一人を雇うよりも低いコストで、専門技術をもっている技術者にITの運用管理を任せることができるので実はコスパがいいんです。

もし、IT運用の不安をなくしたいと思ったらインストラクションの保守サービスを検討していただけるとありがたいです。

保守サービスへのお問い合わせはこちらから!

少しでも多くの企業が、IT運用の不安から解放されることを祈っています。

メールでのファイル添付、パスワード別送は本当に安全か



現在でも情報交換の手段として欠かせないメールですが、みなさんは添付ファイルをどのように送っていますか?

多くの企業では添付ファイルにパスワードをかけて、パスワードを別のメールで送っているようですね。

ところが、この方法の安全性は実はそれほど高くないようです。

(参考)
暗号化ZIP添付は危険!?メールのセキュリティを学ぶ勉強会 | geechs magazine

なぜならば、情報を盗もうとする場合、メール一件一件を盗むわけではなくネットワークやサーバーを乗っ取ることがほとんどだからです。

外部から盗まれる以外に、宛先を間違えたときに開封されないためという目的もあるかもしれません。

あと、大企業では暗号化からメール送信までを自動化していることもあるでしょう。そうなると、本体もパスワードも一度に送られるのでそういった効果は期待できそうにないです。

それではどのようにファイルを交換すればいいのか。

実は、クラウドストレージサービスを使うと安全にファイルを交換することができます。

添付ファイルにパスワードをかける方法の場合、そもそもメールでパスワードを送るから盗まれた時に困るんですよね。

クラウドストレージならば、特定のメールアドレスやアカウント名にアクセス許可を与えるだけで済むので、パスワードを盗まれて情報にアクセスされるという事態は避けられます。




ビジネス用のクラウドストレージサービスは日本国内だと Dropbox、Google Drive あたりがよく使われているでしょうか。海外だと Box というサービスも人気のようです。

こうしたサービスは共有したい相手のアカウントを指定して許可を与えるため、パスワードをやりとりしません。それに、一度フォルダを共有してしまえばその後は同じフォルダ内に必要なファイルを保存するだけでいいので、手軽さと安全性を両立することができます。

ただし、サービスを利用する際は二段階認証を忘れずに。

パスワードだけでログインしていると、アカウントに不正にログインされるリスクは高くなります。

というわけで、頻繁に他者とファイルを共有する機会があるならば、クラウドストレージの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

それでは。

#####

より安全性に配慮するならこのような高度なサービスもあるようです。大抵の場合、オーバースペックだと思いますが(笑)

---

(参考)

パスワード別送の危険性と「電子証明書」の必要性|GMOグローバルサインブログ https://jp.globalsign.com/blog/2017/password_another_email.html

2018年3月21日

書類の読みやすさが変わる|Windows 標準のフォントを比較してみた

仕事をしていると日々多くの書類を目にしますよね。

そんなとき、なんとなく読みにくいなと思うものはないでしょうか。

読みにくい書類は文章構成やてにをはが不自然ということもあるのですが、今回はフォントに注目してみたいと思います。

フォントは意外と意識されていない

いつも書類を見ていたなかで気づいたのは、みんな意外とフォントを気にしていないなぁということ。

なにも、有償無償のフォントから最適なものを探してこいということを言っているのではありません。

標準フォントを比較して、読みやすいフォントを選ぶだけでもいいでしょう。

それだけでもだいぶ読みやすくなりますので。

では、実際にどのように違うかを並べてみましょう。

まずはゴシック体。

MS P ゴシック



メイリオ


 游ゴシック

※宮沢賢治 セロ弾きのゴーシュより

MS P 明朝


游明朝

※日本国憲法より

こうして並べてみると、どのフォントがどう見えるかがよくわかりますね。

MS P ゴシック、MS P 明朝はわりと文字が詰まっている感じがします。

メイリオは丸みが強く、游ゴシックは角を残しつつ滑らかにといった具合でしょうか。

フォントを変えるだけでもこれだけ読みやすさが変わってきますので、書類を作るときには少し意識をしてみてください。

読みやすさは文章への反応にも影響するので思いの外大事なことといえるでしょう。

定期的なパスワード変更はむしろ危険|総務省の情報が話題に


企業では今や常識ともいえる「定期的なパスワード変更」

ところが、総務省の「国民のための情報セキュリティサイト」にこのような記述があります。

”利用するサービスによっては、パスワードを定期的に変更することを求められることもありますが、実際にパスワードを破られアカウントが乗っ取られたり、サービス側から流出した事実がなければ、パスワードを変更する必要はありません。むしろ定期的な変更をすることで、パスワードの作り方がパターン化し簡単なものになることや、使い回しをするようになることの方が問題となります。定期的に変更するよりも、機器やサービスの間で使い回しのない、固有のパスワードを設定することが求められます。”

この内容について、少し解説していきます。

人は面倒なことを避ける生き物なので


パスワードの定期変更、毎回パスワードを考えるのも覚えるのも面倒ですよね。

そうするとどうしてもメモに残しておくとか、簡単なフレーズにしようという動機につながっていきます。

パスワードをメモに残せば盗まれやすくなりますし、簡単なパスワードでは見破られる可能性が高まります。

セキュリティの高いパスワードを運用したければ、せめて変更の手間を省いてあげるべきなのですね。

攻撃者の行動から考える


そもそも、パスワードのかかったところを突破してこようとする攻撃者にとってパスワードの定期変更は意味がありません。

常にランダムな文字列を大量に試したり、パソコンを乗っ取ってパスワードを打ち込んだ記録を盗んだりして目的を達成するのです。

定期的に変更するよりももっとほかにやるべきことがあるわけですね。

2018年3月20日

座り仕事でバッキバキになった体をほぐす方法を紹介します

パソコンで仕事をしているとどうしても肩や腰が重くなってきますよね。

それを放っておくといつのまにか症状が悪化して頭痛や腰痛になってしまいます。

普段から体をほぐして、そういった症状を避けたいところ。

そこで、YouTubeで肩こりと腰痛を解消する体操の動画を探してきました。

オフィスでもできるものですので、試してみてはどうでしょう。

(出典: グッピーヘルスケア)





キーボード入力に疲れたらAIスピーカーを試してみませんか


2017年くらいから スマートスピーカーが活気づいていますね。

スマートスピーカー(AIスピーカー)とは? 何ができる? 特長や使い方、製品などを紹介 | Impress Watch

このエントリーを読んでいる方の中にも購入した方はいることでしょう。

スマートスピーカーまでいかなくとも、前から文字の音声入力の利便性は話題になっていましたし、スマホの Siri や Ok Google といった機能はすでにかなり使われていますよね。

最初はちょっと話しかけるのが恥ずかしいといったこともありますが、慣れるととても使い心地が良いものです。

料理中にタイマーをセットしたいときや、手が離せない時に音楽を再生したりと、意外と手がふさがっている場面は生活の中にあります。

そんなスマートスピーカーですが、インストラクションでは現在、経営者向けの First Class というサービスで試験的に導入しています。

欲しい情報を、話しかけるだけで教えてくれたり、画面に表示してくれる。

会食の店を予約したり、予定を参加者に共有する。

そういったことも、PC で文字を入力することなく行えるので煩わしさがほとんどありません。

そこまでのことを必要としていなくても、生活の中に置いておくとなかなか便利なので是非とも皆様にも体験していただきたいです。

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スマートスピーカーを使って仕事をするとどんな感じなの?というのを動画にしました。

ちょっと近未来すぎますが(笑)息抜きがてらに見ていただければと。


2018年3月19日

これからホームページを作るならこのサービスが便利!Webサイト作成ツール3選

ウェブサイトを作成したいけど、あまりお金をかけたくないということ、ありませんか?

企業のウェブサイトであれば、信頼性の担保や情報の提供といった収益につながる役割を担っているので、本来であれば専門業者に作ってもらうほうがいいです。

とはいえ、企業によってそのあたりの事情はマチマチですよね。

ということで今回は、あまりお金をかけずに、それなりに見栄えのするホームページを作成できるサービスを紹介します。

ペライチ


国内では言わずと知れたといってもいいくらい知名度のあるサービス。

テンプレートが現代風で適当に選んでもかなりいい感じに仕上がります。

ページの構成も、あらかじめ形の決まったものを挿入して、写真とテキストを選ぶくらいでできてしまいます。

ペライチというくらいなので、1枚っぺらのページを作るのに特化していますが、最上位のプランでは5ページまで公開できます。それ以上のページを公開したいときは問合せが必要なようです。

https://peraichi.com/

Strikingly



こちらは海外のサービスです。

ペライチと同様の使い勝手ですが、上位プランでは複数のサイトを作ることができるうえ、最上位プランでは作成できるページ数の上限が20ページと、ペライチをはるかに上回ります。

ペライチに比べてテンプレートは弱い印象ですが、画像を自分で用意できればこちらのほうが安価にいろいろできるでしょう。

https://www.strikingly.com/?locale=ja

WordPress.com



ウェブサイトを作成するシステムとして世界でもっとも導入されているのが WordPress。

それを自分でサーバーを用意することなく使うことができるサービスです。

前述の2つのサービスに比べて、ブログ作成がメインとなるサービスで、デザインの柔軟性は劣りますが、テンプレートの選択次第ではそれなりにきちんとしたサイトになります。

ただ、トップページ以外はほぼゼロからページを組み立てることになるのでデザイン力は必要になるでしょう。

ブログ記事をガシガシ更新していくならば WordPress.com はいい選択になるでしょう。

まとめ

最近ではウェブサイトを作るサービスのレベルも相当よくなっていて、一からHTMLを書いたりする必要性はほとんどなくなっています。

ただ、ページの構成次第で訪問者に伝わる情報も左右されるので、できればSEOやコンテンツ作成の専門家にお願いしたほうが効果は大きくなります。

ウェブサイトは作って終わりではなく、日々の効果測定と改善によってより高い効果がでてきます。

今回紹介したサービスをうまく活用しつつ、より効果を発揮するよう専門家の力も借りることを検討しながら運用できるといいでしょう。

ITサービスにもファーストクラスの心地よさを


2018年に入ってからインストラクションでは様々なサービスが生まれようとしています。

AI や ブロックチェーンのような新しい技術が一般に浸透してきた今、サービスにも新たなコンセプトが必要になってきました。

これからのインストラクションが目指すのは「IT サービスにもファーストクラスの心地よさを」です。

便利なツールや、機能性の高いサービスはたくさんありますが、むやみに導入してしまい管理だけで疲弊するといった現場を数多く見てきました。

弊社のサービスはそういった管理の複雑さを解消し、お客様の利益を生むためのIT活用をお手伝いします。

このブログではこれまでのお客様サポートから得た IT 活用のノウハウを中心に公開していきます。

読者の方々に「IT って難しくないんだ」と思っていただければ幸いです。

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今後のコンセプトを動画にしてみました。

コミカルに描かれているので近未来にもほどがある内容になってますが(笑)